Bab 12
TAJUK: RANCANGAN ORGANISASI
PENERANGAN:
1. PENGENALAN
Perniagaan yang berjaya mempunyai penggerak yang berkebolehan, mempunyai kemahiran yang tinggi, beretika serta bertanggungjawab. Penggerak ini adalah usahawan itu sendiri serta kakitangan yang mempunyai visi dan misi yang sama seperti majikan mereka. Untuk ini, adalah penting bagi usahawan untuk mengenalpasti pekerja-pekerja yang dapat memaksimakan keuntungan perniagaan. Usahawan perlu merangka tugasan serta tanggungjawab setiap kakitangan dan memberi sepenuh sokongan kepada mereka bagi memudahkan tanggungjawab itu dijalankan. Ini termasuk memberi ganjaran bersesuaian seperti gaji, faedah-faedah asas seperi KWSP & SOCSO, belanja perubatan, latihan kemahiran untuk peningkatan status, elaun-elaun berkaitan, dan sebagainya untuk memastikan prestasi yang membawa kepada keuntungan perniagaan secara keseluruhan serta kesetiaan kepada syarikat, pakej-pakej penggajian dan faedah industri perlu dikaji sebaik mungkin dan seboleh-bolehnya ditawarkan bersesuaian dengan pakej di pasaran. Di dalam memilih pakej-pakej ini, seboleh-bolehnya perlu ada elemen bersedekah dan kebajikan kakitangan kita terjaga. Pekerja yang dipenuhi keperluan asasnya akan menjaga perniagaan kita sebaiknya.
2. MATLAMAT DAN STRATEGI ORGANISASI:
Moto Airasia Berhad
Matlamat dan misi organisasi adalah halatuju perniagaan yang mesti diketahui dan difahami oleh setiap ahli dalam organisasi. Matlamat organisasi hendaklah dinyatakan dengan jelas dalam rancangan perniagaan. Usahawan juga perlu menyatakan strategi yang dibentuk untuk mencapai matlamat tersebut. Contoh matlamat organisasi ialah:
• Meningkatkan jualan
• Meningkatkan peratus syer pasaran
• Meluaskan pasaran
• Meningkatkan keuntungan
• Meningkatkan jumlah cawangan
Strategi pula merupakan pendekatan yang sistematik supaya matlamat tersebut dapat dicapai. Contoh strategi untuk meningkatkan keuntungan atau meningkatkan jualan ialah:
· Mengurangkan kos
· Meningkatkan keselamatan dan mengurangkan kemalangan
· Menambahkan pengeluaran / produktiviti
· Menambahkan rangkaian produk
· Menerokai bidang baru
· Meningkatkan R&D
Objektif Intan Biotech Industries
Selain matlamat dan strategi organisasi, sesebuah organisasi juga mencipta wacana yang berupaya meningkatkan motivasi dan pemacu ke arah matlamat organisasi. Antaranya ialah misi, objektif umum, objektif khusus, slogan, motto dan matlamat penubuhan.
MISI
Menurut Fred (1997), satu kenyataan misi ialah satu kenyataan yang membezakan satu organisasi dengan yang lain. Kenyataan misi selalunya ‘mengisytiharkan’ tentang mengapa wujudnya perniagaan itu. Berikut adalah beberapa contoh misi organisasi di Malaysia.
Satu kenyataan misi yang baik mempamerkan sembilan komponen (Fred, 1997):
i. Pelanggan: Siapakah pelanggan syarikat?
ii. Produk atau perkhidmatan: Apakah produk utama atau perkhidmatan utama syarikat kita?
iii. Pasaran: Secara geografinya, di manakah syarikat kita bersaing?
iv. Teknologi: Adakah teknologi yang digunakan oleh syarikat itu adalah yang terkini?
v. Falsafah: Apakah kepercayaan asas, nilai-nilai, aspirasi dan keutamaan etika syarikat tersebut?
vi. Konsep kendiri: Apakah kemahiran teras organisasi dan kelebihan daya saing syarikat?
vii. Pertumbuhan: Adakah syarikat komited terhadap pertumbuhan, survival dan keuntungan syarikat? Adakah syarikat mempunyai kedudukan kewangan yang kukuh?
viii. Imej: Adakah syarikat prihatin terhadap imejnya di mata awam? Adakah syarikat bertindak balas dengan cepat terhadap isu-isu sosial, alam sekitar dan isu-isu masyarakat?
ix. Pekerja: Adakah syarikat prihatin terhadap pekerja? Adakah pekerja merupakan satu aset yang berharga terhadap syarikat?
Di samping itu, Zainal (1998), berpendapat bahawa terdapat tiga perkara yang harus ada dalam setiap misi yang dibentuk iaitu:
i. Jenis perniagaan
Setiap organisasi mestilah tahu apakah jenis perniagaan yang diceburinya. Perniagaan tersebut seharusnya bukanlah sesuatu yang terlalu umum ataupun spesifik. Jenis perniagaan yang diceburi selalunya bergantung kepada kekuatan dan kelemahan organisasi tersebut.
ii.Sasaran pasaran
Sasaran pasaran yang hendak diceburi haruslah diambil kira dalam pernyataan misi. Pasaran yang dipilih ini boleh jadi pasaran antarabangsa atau pasaran dalam negeri.
iii.Imej
Misi yang jelas patut melambangkan imej barangan yang dijual. Ini adalah untuk menjadi daya tarikan kepada pelanggan. Imej sesuatu barangan sering dikaitkan dengan kedudukan seseorang atau kedudukan organisasi tersebut.
3. STRUKTUR DAN PERANCANGAN ORGANISASI
Struktur organisasi adalah pola tentang hubungan antara berbagai komponen dan bahagian organisasi. Struktur dan perancangan organisasi merupakan usaha untuk menetapkan pola hubungan antara berbagai komponen, bagi mempastikan matlamat dan kaedah yang digunakan dapat mencapai matlamat organisasi. Usahawan perlu menjelaskan tenaga penggerak utama organisasi, pengalaman, kelulusan, tugas dan tanggungjawab mereka bentuk aktiviti yang dijalankan dan pelaksanaan aktiviti perniagaan yang dirancangkan. Rancangan perniagaan perlu memperlihatkan faktor-faktor kekuatan, kelematan, peluang dan ancaman kepada organisasi dirancang supayamembawa kejayaan dalam perniagaan.
4. PERJAWATAN DALAM ORGANISASI
Senaraikan jawatan yang wujud dalam organisasi, perbelanjaan seperti gaji, bonus, elaun dan bayaran lebih masa. Perlu juga dijelaskan tugas yang dimainkan oleh setiap pemegang jawatan terutama tenaga kerja pengurusan.
a) Ketua Organisasi – Ketua Pegawai Eksekutif (syarikat sdn bhd) atau pengurus (syarikat enterprise). Selalunya pemilik perniagaan menjawat tugasan penting ini dan beliau memastikan semua perancangan berjalan lancar.
b) Bahagian Pemasaran – Pengurus Pemasaran bertanggungjawab di dalam merangka strategi pemasaran dan memastikan ianya menghasilkan jualan yang disasarkan. Selain gaji, kos-kos lain yang terlibat ialah elaun pemasaran dan untuk perniagaan yang memerlukan kontrak, kos keraian. Bagi eksekutif pemasaran, komisyen atas jualan juga boleh dijadikan sebagai insentif (3-10%).
c) Bahagian Pentadbiran – untuk tugasan ini, kakitangan yang dikenalpasti akan memastikan semua operasi perniagaan berjalan lancar. Ini termasuk tugasan penjualan dalam premis perniagaan termasuk penghatan produk sekiranya berkaitan, menjagaan stok, menjaga hubungan perniagaan dengan pembekal serta kakitangan lain, dan sebagainya. Tugasan ini boleh dijalankan oleh Pengurus atau pemilik perniagaan sekiranya perniagaan kecil.
d) Bahagian Kewangan – kakitangan ini akan memastikan semua rekod perniagaan (wang masuk dan keluar), rekod-rekod perniagaan termasuk bajet adalah mengikut system yang dipersetujui. Mereka adalah penjaga kepada kewangan perniagaan.
e. Usahawan perlu memastikan bahawa penggajian serta lain-lain faedah ditawarkan adalah memaksimakan keuntungan perniagaan di mana seorang kakitangan perlu memaksimakan produktiviti dengan menjalankan beberapa tugasan atau tanggungjawab. Selalunya, tanggungjawab ini jatuh ke bahu usahawan.
Kertas rancangan perniagaan yang berjaya mesti meyakinkan pemiutang, pelabur atau pembekal adalah bahawa perniagaan ini diurus oleh pekerja-pekerja yang berkelayakan, berkebolehan atau berpengalaman. Adalah penting untuk menyatakan kekuatan dan kelebihan para pekerja terutama pengurus organisasi. Memilih pekerja yang berkelayakan adalah penting malah sebahagian besar kos adalah berkaitan sumber manusia. Selain gaji dan upah kos-kos berkaitan sumber manusia adalah seperti berikut:
i. Bonus
ii. Elaun Makan
iii. Elaun Pakaian
iv. Elaun Perjalanan
v. Elaun Tempat Tinggal
vi. Elaun keraian
vii. Bayaran lebih masa
vi. Caruman KWSP
vii. PERKESO
viii. Kos perubatan
ix. Kursus peningkatan profesionalisme
x. Komisyen jualan
Nama / Jawatan
|
Bil
|
Gaji (RM)
|
Perincian Tugas/Tanggungjawab
|
Pengurus
|
1
|
3 000.00
|
· Mengurus keseluruhan operasi perniagaan.
· Berurusan secara langsung dengan pelanggan, pembekal dan lain-lain pihak.
· Menguruskan operasi pemasaran perniagaan.
· Mempastikan keseluruhan operasi perniagaan berjalan lancar
|
Penolong Pengurus / Penyelia
|
1
|
2 000.00
|
· Membantu tugas utama Pengurus.
· Menyelia tugasan makenik-makenik.
· Membuat pemeriksaan sebelum dan selepas servis.
· Mempastikan kualiti servis.
· Memberi khidmat nasihat kepada pelanggan.
|
Kerani
|
1
|
1 200.00
|
· Merekodkan semua urusniaga dengan tepat.
· Mempastikan rekod perniagaan tersusun.
· Menguruskan urusan pentadbiran dan kewangan.
· Menyediakan laporan-laporan yang diperlukan.
· Mempastikan jualan kredit di kutip dalam tempoh yang ditetapkan.
· Mempastikan semua bayaran pembekal di bayar dalam tempuh yang ditetapkan.
|
Mekanik
|
2
|
1 000.00
|
· Menjalankan kerja servis seperti yang diarahkan.
· Mempastikan persekitaran dan peralatan kerja sentiasa kemas dan tersusun.
· Mendapatkan bekalan alat ganti.
|
Contoh jadual perjawatan, tugasan dan penggajian
Perlu juga dijelaskan dalam rancangan perniagaan jumlah pekerja sepenuh masa, sambilan atau kontrak.
5. CARTA ORGANISASI
Usahawan perlu menyediakan satu carta organisasi yang sesuai berdasarkan matlamat dan strategi yang telah ditetapkan. Carta organisasi perlu ringkas tetapi merangkumi semua tanggungjawab yang perlu dilakukan bagi memastikanperniagaan membawa keuntungan.
Carta Organisasi Creeper Creative [1810689-A]
Carta Organisasi Creeper Catering [1881681-D]
Matlumat Pengarah Urusan Malek Engineering & Contruction Sdn. Bhd.
Carta organisasi Inspirasihana ‘Anggun Bersyariat Indah Terpelihara’
– Gedung Tudung Labuh Online Terbesar
6. KEPERLUAN PERALATAN PEJABAT
Dalam Rancangan Organisasi pembelian aset-aset yang digunakan untuk pejabat atau urusan pentadbiran perniagaan perlu dinyatakan di bahagian ini. Termasuk juga perbelanjaan rak, almari kaca, lampu dan kos menghias ruang pameran. Kenyataan mengenai senarai peralatan dan lekapan pejabat ini adalah penting sebagai bukti organisasi perniagaan telah sempurna untuk mula beroperasi dan mempunyai peralatan yang berkualiti.
7. ANGGARAN PERBELANJAAN PENTADBIRAN
Contoh aset-aset/ peralatan dan kekapan pejabat adalah seperti berikut:
BARANGAN
|
BILANGAN
|
KOS/HARGA
|
Ubahsuai termasuk pendawaian, fixtures & penghawa dingin
|
RM10,000.00
| |
Meja Set
|
2
|
RM500 x 2 set = RM1,000.00
|
Kabinet fail
|
3
|
RM700 x 3 = RM2,100.00
|
Fax
|
1
|
RM400.00
|
Telefon
|
3
|
RM200 x 3 = RM600.00
|
Komputer Meja
|
3
|
RM1000 x 3 = RM3,000.00
|
Komputer Riba
|
1
|
RM2,000.00
|
Mesin Fotostat/Scanner
|
1
|
RM1,500.00
|
Water Dispenser
|
1
|
RM1,500.00
|
Lain-lain
|
RM500.00
| |
Jumlah Pembelian
|
RM21,700.00
| |
Tiada ulasan:
Catat Ulasan